Crear un Panel de Control en Ms Access 2007

Buenas noches! En este post quiero mostrarles de forma sencilla cómo crear un formulario de tipo Panel de Control para MS Access 2007:

C81: Pasos para crear un Panel de Control:

Paso 1: En la pestaña Crear vamos a "Formularios -> Más Formularios -> Cuadro de Diálogo Modal". Allí vemos que se abre un área de trabajo como esta:

Paso 2: Luego desde la pestaña "Diseño -> Controles" vemos las opciones que nos brinda Access para insertar diferentes objetos. Coloquemos, por ejemplo, un "Botón":

Paso 3: Haciendo clic allí nos permitirá dibujar el tamaño de nuestro botón en el área de trabajo. Luego de haberlo dibujado se abre un asistente de diseño:

Elegimos la categoría y la acción que queramos. Por ejemplo "Exploración de Registros" y "Buscar Registros" y pulsamos en "Siguiente"

Paso 4: En Esta parte el Asistente nos solicita especificar si deseamos que nuestro botón muestre una imagen o un texto. En ambos casos nos permite introducir lo que queramos:

Paso 5: El asistente nos pide que coloquemos el nombre del botón para hacer una referencia al mismo. Cabe aclarar que este nombre no es lo que aparecerá en el botón al momento de ejecutarlo, sino que lo que aparecerá será lo del Paso 4.

Paso 6: Luego de hacer clic en Finalizar, volvemos a nuestra área de trabajo donde podemos ordenar cualquier manera los botones o comandos introducidos así como también suprimir los que no resultan de nuestra conformidad.

Espero haberlos ayudado!!

Fuente:

 - Apuntes de clases.

Saludos!

Importar archivos a MS Access 2007

Muchos usuarios comienzan a explorar Access después de crear primero una lista en Excel, que es una excelente aplicación para iniciar una lista. Sin embargo, a medida que crece la lista, se vuelve más difícil de organizar y actualizar. Mover la lista a Access suele ser el siguiente paso lógico.

La estructura de una tabla de base de datos es similar a la de una hoja de cálculo, ya que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, suele ser fácil importar una hoja de cálculo a una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos reside en la forma en que los datos están organizados. Si simplemente se importa una hoja de cálculo completa como una nueva tabla en una base de datos, no se resolverán los problemas asociados a la organización y la actualización de los datos, sobre todo si la hoja de cálculo contiene datos redundantes. Para solucionar esos problemas, es preciso dividir los datos de la hoja de cálculo en tablas independientes. Cada una de esas tablas contiene datos relacionados. 

Access incluye el Asistente para analizar tablas, que puede ayudar a llevar a cabo este proceso. Tras importar los datos a una tabla, el asistente ayuda a dividir la tabla en tablas independientes. Cada una de esas tablas contiene datos que no están duplicados en ninguna de las demás tablas. El asistente crea asimismo las relaciones necesarias entre las tablas.

C79: Importar archivos de MS Excel 2007 a MS Access 2007.

Cabe aclarar que vale tanto para archivos de Excel como a cualquier otros.

Paso 1: Vamos a la pestaña Datos Externos y allí veremos que tenemos diferentes opciones para importar archivos. Seleccionamos Excel.
Luego se abrirá un Asistente para importar los datos. Seguimos los pasos que nos pide.

Paso 2: Introducimos el nombre del archivo que queremos importar:

Paso 3: En este paso el asistente nos pregunta cual o cuáles de las hojas de cálculo del libro de Excel deseamos importar.

Paso 4: Aquí el Asistente nos pregunta si la primera fila contiene los encabezados de las columnas.

Paso 5: En esta sección el Asistente nos solicita que le demos formato a cada campo del archivo importado (Nombre del campo, Tipo de dato, Indexado); o directamente nos permite no importar algunos campos.

Paso 6: El asistente nos deja añadir una clave principal.

Paso 7: Nos pide a qué tabla de Access importar los datos. Damos finalizar y listo!

C80: Como complemento les dejo un video de cómo importar un archivo de texto a MS Access 2007:

Espero que este post les sea tan útil como a mi!!

Fuentes:

 - Apuntes de clases.

 - www.youtube.com, consultada 28/10/2012.

    http://www.youtube.com/watch?v=WIZdDLRf1kI

 - www.office.microsoft.com, consultada 28/10/2012.

 http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/introduccion-a-access-2007-HA010064616.aspx#BMimportdata

Saludos!

Actividad N° 11 - MS Access 2007

Buenas! Quiero mediante este post hacerles una breve introducción sobre los formularios y el asistente para formularios de Microsoft Access 2007.

C77: Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta.

Para crear un formulario tenemos varias opciones. Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:

Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.

Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos dinámicos. Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario utilizando el asistente.

Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades.

Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.

C78: El Asistente Para Formularios:

Para arrancar el asistente para formularios hacemos clic en la opción Asistente para formularios que puedes ver en la imagen anterior. Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde escogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas, este será el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta.

A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botón que tiene una flecha hacia la derecha o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón que tiene una sola flecha hacia la izquierda y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón que tiene dos flechas hacia la derecha o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón que tiene dos flechas hacia la izquierda.

Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato, aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución.

Una vez elegida la distribución hacemos clic en Siguiente y aparece este cuadro de diálogo:

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con ese estilo. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la última pantalla del asistente para formularios:

En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario, este título también será el nombre asignado al formulario (Informática 2012, en este ejemplo).

Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:

Abrir el formulario para ver o introducir información: en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edición de registros.

Modificar el diseño del formulario: si seleccionamos esta opción aparecerá la vista Diseño de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario.

Les dejo un tutorial de todo esto para simplificar lo anterior:

Fuentes:

 - Sitio Web: Aula clic - http://www.aulaclic.es/access-2010/t_11_1.htm - Consultada 24/10/2012

 - Sitio Web: YouTube - http://www.youtube.com/watch?v=EquKjIGFFb4 - Consultada 24/10/2012.

Saludos!

Modelo de Leavitt

C76: El modelo sociotécnico de Leavitt propone el estudio de la organización desde cuatro perspectivas: 

• Estructura
• Tareas
• Personas
• Tecnología

Cuatro perspectivas que se encuentran interrelacionadas entre sí y actúan de manera interdependientes unas de otras. Simplificando su estudio se pueden analizar desde la forma de un gráfico:

De esta manera, un cambio en cualquiera de ellas afecta de forma directa al resto. La simpleza del modelo de Leavitt permite el estudio de la organización de manera sistémica u holística al momento de implementar un cambio.

Un ejemplo de aplicación de este modelo sería la aplicación de nuevas tecnologías en el Estado, sea la repartición o dirección que sea. La aplicación de nuevos software de trabajo requiere capacitar al personal, simplificar las tareas y lograr simplificar la estructura organizativa.


Fuente: Apuntes de clases.

Saludos!

Datos - Información - Conocimiento

C73: Dato

Elemento, unidad de información sin interpretar. Representación simbólica (numérica, alfabética, etc.) de un atributo de una entidad. Imagen, texto, número en su forma no digerida. Unidad mínima necesaria que debe tener un contenido informativo. Un dato no tiene valor semántico (sentido) en sí mismo, pero al ser procesado puede servir para realizar cálculos o tomar decisiones.

Llamaremos procesamiento de datos a las secuencias organizadas de estas operaciones, con un propósito definido.

C74: Información

Del latin, informare (dar forma a – datos -). Conjunto de datos organizados en forma comprensible. Son datos con significados. También se define como datos procesados en forma significativa para el receptor, con valor real y perceptible para tomar decisiones presentes y futuras. Los datos son registrados o almacenados siempre en un soporte (Documento). En sentido general, la información es un conjunto organizado de datos, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. 

C75: Conocimiento

Es la aplicación de la información. Es una acción que se utiliza para realizar un cambio. Esa aplicación es siempre a un dominio específico. El Conocimiento es un conjunto integrado por información, reglas, interpretaciones y conexiones puestas dentro de un contexto y de una experiencia, que ha sucedido dentro de una organización. Es un conocimiento profundo que se adquiere a través del estudio o la experiencia. 

Fuentes:

 - http://www.slideshare.net/ciria_udlap/dato-informacion-conocimiento , consultada 14/10/2012

 - http://www.lopezvinvestigacionesyafines.net/SubWebDATOSINFORMACIONYCONOCIMIENTO/index123.htm , consultada 14/10/2012

 - Apuntes de clase.

Saludos!