Importar archivos a MS Access 2007

Muchos usuarios comienzan a explorar Access después de crear primero una lista en Excel, que es una excelente aplicación para iniciar una lista. Sin embargo, a medida que crece la lista, se vuelve más difícil de organizar y actualizar. Mover la lista a Access suele ser el siguiente paso lógico.

La estructura de una tabla de base de datos es similar a la de una hoja de cálculo, ya que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, suele ser fácil importar una hoja de cálculo a una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos reside en la forma en que los datos están organizados. Si simplemente se importa una hoja de cálculo completa como una nueva tabla en una base de datos, no se resolverán los problemas asociados a la organización y la actualización de los datos, sobre todo si la hoja de cálculo contiene datos redundantes. Para solucionar esos problemas, es preciso dividir los datos de la hoja de cálculo en tablas independientes. Cada una de esas tablas contiene datos relacionados. 

Access incluye el Asistente para analizar tablas, que puede ayudar a llevar a cabo este proceso. Tras importar los datos a una tabla, el asistente ayuda a dividir la tabla en tablas independientes. Cada una de esas tablas contiene datos que no están duplicados en ninguna de las demás tablas. El asistente crea asimismo las relaciones necesarias entre las tablas.

C79: Importar archivos de MS Excel 2007 a MS Access 2007.

Cabe aclarar que vale tanto para archivos de Excel como a cualquier otros.

Paso 1: Vamos a la pestaña Datos Externos y allí veremos que tenemos diferentes opciones para importar archivos. Seleccionamos Excel.
Luego se abrirá un Asistente para importar los datos. Seguimos los pasos que nos pide.

Paso 2: Introducimos el nombre del archivo que queremos importar:

Paso 3: En este paso el asistente nos pregunta cual o cuáles de las hojas de cálculo del libro de Excel deseamos importar.

Paso 4: Aquí el Asistente nos pregunta si la primera fila contiene los encabezados de las columnas.

Paso 5: En esta sección el Asistente nos solicita que le demos formato a cada campo del archivo importado (Nombre del campo, Tipo de dato, Indexado); o directamente nos permite no importar algunos campos.

Paso 6: El asistente nos deja añadir una clave principal.

Paso 7: Nos pide a qué tabla de Access importar los datos. Damos finalizar y listo!

C80: Como complemento les dejo un video de cómo importar un archivo de texto a MS Access 2007:

Espero que este post les sea tan útil como a mi!!

Fuentes:

 - Apuntes de clases.

 - www.youtube.com, consultada 28/10/2012.

    http://www.youtube.com/watch?v=WIZdDLRf1kI

 - www.office.microsoft.com, consultada 28/10/2012.

 http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/introduccion-a-access-2007-HA010064616.aspx#BMimportdata

Saludos!